Polityka prywatności i plików cookies

Ostatnia aktualizacja: 31.01.2026


Niniejsza Polityka prywatności stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) i określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie moje.animatsuri.pl, zgodnie z RODO oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U.2024.1221).


1. Administratorzy danych osobowych

  1. W ramach Serwisu funkcjonują dwaj niezależni administratorzy danych osobowych:
    1. Stowarzyszenie Animatsuri z siedzibą w Warszawie (dalej: „Stowarzyszenie") – administrator danych w zakresie prowadzenia Serwisu, obsługi kont użytkowników, zgłoszeń (wolontariat, cosplay, punkty programu) oraz sprzedaży biletów i obsługi zgłoszeń wystawców na wydarzenia organizowane samodzielnie przez Stowarzyszenie:
      • Adres: ul. J. Szanajcy 16a m. 9, 03-481 Warszawa
      • KRS: 0000332054
      • NIP: 5242700068
      • REGON: 141990659
      • E-mail: rodo@animatsuri.pl
    2. Fundacja FantAZJA z siedzibą w Warszawie (dalej: „Fundacja") – administrator danych w zakresie sprzedaży biletów, obsługi zgłoszeń wystawców oraz wystawiania faktur i paragonów na wydarzenia organizowane wspólnie przez Stowarzyszenie i Fundację jako wspólne przedsięwzięcie:
      • Adres: ul. J. Szanajcy 16A m. 10, 03-481 Warszawa
      • KRS: 0001045057
      • NIP: 1133101344
      • REGON: 525772851
      • E-mail: rodo@animatsuri.pl
  2. Wydarzenia w Serwisie są organizowane samodzielnie przez Stowarzyszenie albo wspólnie przez Stowarzyszenie i Fundację jako wspólne przedsięwzięcie. Informacja o organizatorze danego wydarzenia, a tym samym o administratorze danych w zakresie transakcji związanych z tym wydarzeniem, jest podawana na stronie wydarzenia w Serwisie.
  3. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych – niezależnie od tego, który podmiot jest administratorem: rodo@animatsuri.pl
  4. Żaden z administratorów nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD).

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

  1. Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
    Cel przetwarzania Podstawa prawna (RODO) Okres przechowywania
    Realizacja zakupu biletów i rezerwacji na konwenty Art. 6 ust. 1 lit. b) – wykonanie umowy 5 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji (wymogi rachunkowe)
    Obsługa zgłoszeń na konkursy cosplay Art. 6 ust. 1 lit. b) – wykonanie umowy Do zakończenia wydarzenia + 1 rok
    Obsługa zgłoszeń wystawców Art. 6 ust. 1 lit. b) – wykonanie umowy 5 lat od końca roku rozliczeniowego
    Obsługa zgłoszeń punktów programu i atrakcji Art. 6 ust. 1 lit. b) – wykonanie umowy Do zakończenia wydarzenia + 1 rok
    Rekrutacja wolontariuszy Art. 6 ust. 1 lit. a) – zgoda Do czasu wycofania zgody lub zakończenia rekrutacji
    Prowadzenie konta użytkownika Art. 6 ust. 1 lit. b) – wykonanie umowy Do czasu usunięcia konta
    Realizacja obowiązków prawnych (rachunkowość, podatki) Art. 6 ust. 1 lit. c) – obowiązek prawny 5 lat od końca roku podatkowego
    Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń Art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadniony interes Do czasu przedawnienia roszczeń (max. 6 lat)
    Marketing bezpośredni własnych usług Art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadniony interes Do czasu wniesienia sprzeciwu
    Analityka i statystyki Art. 6 ust. 1 lit. a) – zgoda Do 26 miesięcy (Google Analytics)
  2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z funkcjonalności Serwisu, w szczególności do zakupu biletów i dokonywania rezerwacji.

3. Kategorie przetwarzanych danych

  1. W zależności od celu przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
    • Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nick/pseudonim
    • Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu
    • Dane do weryfikacji wieku: data urodzenia, PESEL (dla osób niepełnoletnich)
    • Dane transakcyjne: historia zakupów, numery rezerwacji
    • Dane techniczne: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce

4. Odbiorcy danych osobowych

  1. Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
    • Operator płatności: Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay), ul. Św. Marcin 73/6, 61-808 Poznań – w celu realizacji płatności online
    • Dostawca usług hostingowych: ADMIN.NET.PL Tomasz Rzepka Arkadiusz Nowara S.C. (mydevil.net), ul. Bitwy pod Monte Cassino 5/198, 33-100 Tarnów – w celu technicznego utrzymania Serwisu
    • Dostawcy usług analitycznych: Google Ireland Limited (Google Analytics), Matomo – w celu analizy ruchu w Serwisie
    • Dostawca usług monitorowania błędów: Functional Software, Inc. (Sentry), San Francisco, USA – w celu wykrywania i naprawiania błędów w Serwisie
    • Dostawca usług fakturowania i wystawiania paragonów: Fakturownia sp. z o.o., ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa, KRS: 0000572426, NIP: 5213704420 (fakturownia.pl) – w celu wystawiania i wysyłania faktur oraz paragonów. Przekazywane dane: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP (w przypadku firm), adres e-mail, dane dotyczące transakcji
    • Drugi administrator: w przypadku wydarzeń organizowanych wspólnie – Fundacja FantAZJA (dane w sekcji 1) jest odrębnym administratorem danych w zakresie sprzedaży biletów i obsługi wystawców; w przypadku wydarzeń organizowanych samodzielnie przez Stowarzyszenie – Fundacja może przetwarzać dane jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia
    • Upoważnieni członkowie i wolontariusze Stowarzyszenia oraz Fundacji – w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzeń
    • Organy publiczne – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa
  2. Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

  1. W związku z korzystaniem z usług Google Analytics oraz Sentry, Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych.
  2. Przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) oraz dodatkowych środków bezpieczeństwa.
  3. Więcej informacji:

6. Twoje prawa

  1. Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
    • Prawo dostępu (art. 15 RODO) – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymać ich kopię
    • Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
    • Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) – możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), gdy nie są już niezbędne do celów przetwarzania
    • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach
    • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi
    • Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego
    • Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w każdej chwili możesz cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem
  2. Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami: rodo@animatsuri.pl
  3. Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

7. Bezpieczeństwo danych

  1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych:
    • Szyfrowanie transmisji – połączenie z Serwisem jest szyfrowane protokołem SSL/TLS
    • Szyfrowanie danych w bazie – wrażliwe dane są szyfrowane w bazie danych
    • Hashowanie haseł – hasła użytkowników są przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego (hash) z wykorzystaniem algorytmu bcrypt
    • Regularne kopie bezpieczeństwa – wykonywane przez dostawcę hostingu
    • Aktualizacje oprogramowania – regularne aktualizacje systemu i komponentów
    • Kontrola dostępu – dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby

8. Hosting

  1. Serwis jest hostowany na serwerach:
    • ADMIN.NET.PL Tomasz Rzepka Arkadiusz Nowara S.C. (mydevil.net)
    • ul. Bitwy pod Monte Cassino 5/198, 33-100 Tarnów
    • NIP: 8733250257, REGON: 122662465
  2. Serwery znajdują się na terytorium Polski, w centrum danych spełniającym normy bezpieczeństwa.
  3. Dostawca hostingu działa jako podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy powierzenia.

9. Pliki cookies – informacje ogólne

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka") – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym.
  2. Pliki cookies zawierają zazwyczaj: nazwę domeny, z której pochodzą, czas przechowywania oraz unikalny identyfikator.
  3. Podstawą prawną stosowania plików cookies jest:
    • Cookies niezbędne: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes (zapewnienie funkcjonowania Serwisu)
    • Cookies analityczne i marketingowe: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – Twoja zgoda

10. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

  1. Cookies niezbędne (strictly necessary) – wymagane do prawidłowego działania Serwisu:
    NazwaCelCzas przechowywania
    PHPSESSIDIdentyfikator sesji użytkownikaDo końca sesji
    csrf_tokenOchrona przed atakami CSRFDo końca sesji
  2. Cookies analityczne – służą do analizy ruchu i zachowań użytkowników:
    NazwaDostawcaCelCzas przechowywania
    _gaGoogle AnalyticsRozróżnianie użytkowników2 lata
    _ga_*Google Analytics 4Utrzymanie stanu sesji2 lata
    _pk_id.*MatomoRozróżnianie użytkowników13 miesięcy
    _pk_ses.*MatomoDane sesji30 minut
  3. Cookies funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika:
    NazwaCelCzas przechowywania
    langZapamiętanie wybranego języka1 rok
    cookie_consentZapamiętanie decyzji o cookies1 rok

11. Zarządzanie zgodą na cookies

  1. Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlamy baner informujący o wykorzystywaniu plików cookies, umożliwiający wyrażenie lub odmowę zgody.
  2. Cookies niezbędne są wykorzystywane bez zgody, gdyż są konieczne do działania Serwisu.
  3. Cookies analityczne i marketingowe są stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.
  4. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić ustawienia cookies:
    • Poprzez ustawienia przeglądarki internetowej
    • Poprzez ponowne wyświetlenie banera cookies (link w stopce strony)

12. Zarządzanie cookies w przeglądarce

  1. Możesz samodzielnie zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki. Poniżej znajdziesz instrukcje dla popularnych przeglądarek:
  2. Urządzenia mobilne:
  3. Uwaga: Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe działanie Serwisu, w tym logowanie i dokonywanie zakupów.

13. Narzędzia analityczne

  1. Google Analytics 4
    • Dostawca: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia
    • Cel: analiza ruchu w Serwisie, tworzenie statystyk, optymalizacja
    • Google Analytics 4 jest uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne.
    • Dane: anonimizowane dane o zachowaniu użytkowników (bez pełnego adresu IP)
    • Polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy
    • Rezygnacja: Google Analytics Opt-out Browser Add-on
  2. Matomo
    • Narzędzie analityczne działające po stronie dostawcy hostingu
    • Dane są przechowywane na serwerach w Polsce
    • Przetwarzanie odbywa się z poszanowaniem prywatności (anonimizacja IP)
  3. Sentry
    • Dostawca: Functional Software, Inc., San Francisco, USA
    • Cel: monitorowanie błędów aplikacji, poprawa stabilności Serwisu
    • Dane: informacje o błędach, adres IP, adres e-mail zalogowanego użytkownika, dane przeglądarki
    • Polityka prywatności: https://sentry.io/privacy/

14. Logi serwera

  1. Serwer automatycznie zapisuje logi systemowe zawierające:
    • Adres IP
    • Datę i czas żądania
    • Adres URL żądanego zasobu
    • Kod odpowiedzi HTTP
    • Informacje o przeglądarce (User Agent)
  2. Logi są wykorzystywane wyłącznie do celów administracyjnych i zapewnienia bezpieczeństwa.
  3. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo systemów IT).

15. Zmiany polityki prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności.
  2. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w Serwisie lub wiadomość e-mail.
  3. Korzystanie z Serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza zapoznanie się z ich treścią.

16. Kontakt

  1. W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt:
    • E-mail: rodo@animatsuri.pl
    • Adres: Stowarzyszenie Animatsuri, ul. J. Szanajcy 16a m. 9, 03-481 Warszawa